日、週、およびプロジェクトを計画する方法の戦術リスト

2017年は仕事で私にとって良い年でした。私がレベルアップできた最も重要な方法は、計画、実行、レビューのプロセスでした。何年にもわたってさまざまな生産性手法をいじくり回した後、適切なタスクを適切な時間に集中できる弾丸ジャーナルシステムに着手しました。

私は、週の初めにすべてを計画する方法と、プロジェクトサイクルをどのように構成するかを示したいと思います。 FacebookやInstagramで見られる多くの弾丸ジャーナルのスプレッドとは異なる、明らかに最小限のスタイルであることに気付くでしょう。それは意図的なものです。見栄えを良くするために多くの時間を費やすと、書き留める実際の作業に費やす時間が少なくなることを知っているからです。

大きな絵

各月は、すべての重要な日付、イベント、プロジェクト、および期限をリストする単一のページで始まります。すべてをすばやく明確に表示できるように、シンプルに保ちたいと思います。

イベントや誕生日、作業プロジェクト、サイドハスル、開発に関するセクションがあります。各タスクまたはマイルストーンの横には、完了する必要がある回数と相関するチェックボックスがあります。たとえば、2つの新しいYouTubeビデオ用の2つのボックスです。

目標の横に関連するタスクや計画はありません。これは意図的なものです。それは、これらすべての計画が毎週および毎日のプロセス、または割り当てられたプロジェクトバッチで行われるためです。このページは全体像専用です。

月の概要

今週の計画

私は、会議、締め切り、イベントの毎日の議題をリストした別のシートで週を計画しています。繰り返しますが、非常にシンプルなので、作業に集中できます。 1つのページには10個のブロックがあり(次のページでさらに詳しく説明します)、次のページはトップタスクの日々のアジェンダです。

週単位のタイムブロックと議題

一日の計画

以前は棒グラフで1日を計画していましたが、視覚的なスタイルからこのシステムが本当に気に入っていましたが、ほとんどがノートブックのスペースを埋めているだけでした。ノートブックでのペットのおしっこの1つがスペースを無駄にしているため、単純な議題のためにそのシステムをゆっくりと廃棄しました。このようにして、会議、締め切り、チームの割り当てを、特定の時間に無駄なスペースの大きな塊なしに見ることができます。

その日の次のそして最も重要な部分は私の一番の仕事です。これらはページの右側にあり、1日に3〜5個のタスクのみを配置できます。これにより、特定の時間を割いてこれらのタスクに集中できるようになります。毎日、最初のタスクを確認してから、それらを達成するために作業を開始する必要があります。

多くのチームメイトがタイムゾーンで後ろにいて、仕事を早めに始める傾向があるため、トップタスクには1〜2時間の途切れることのない集中力が必要です。そのブロックで完了していないものは、その日のほかに何が起こったかに応じて、午後にさらに1時間または2時間の集中時間を与えられます。

毎日の議題と重要なタスク

タスクが私が取り組んでいるより大きなプロジェクトの一部である場合、それは通常、全体的なマイルストーンに関連するある種のサブタスクです。上の図では、新しい請求手順タスクが良い例です。オンボーディングプロジェクト全体の小さな部分です。新しい請求手順とオプションの作成には数時間かかります。今週は月曜日にそのほとんどを実行し、タスクを火曜日に移行して完了しました。

タスクシンボルには、Ryder Carrollが作成したオリジナルのBullet Journalメソッドを使用します。

●新しいタスク
✱重要なタスク
✖︎完了したタスク
▶︎翌日にタスクを移行

1週間にわたって上位のすべてのタスクを1つの列にまとめるのが好きな理由は、どのタスクが実行され、どのタスクがプッシュされているかを追跡するのに役立つからです。これは当たり前のように思えるかもしれませんが、タスクが同じ列と同じページにあり、書き留めておく必要がある場合は、なぜ延期し続けるのかについて難しい質問をすることになります。新しいページにそれを書くことは、そのページをその日の新しいものとしてフレーム化することができるほど新鮮であるが、同じページにそれを保持することは、その精神的なトリックを少し削除する。

1週間あたり10ブロック

これは、実行と規律の両方で、毎週の計画の私のお気に入りの部分です。ある日、シャワーを浴びていて、「今週のミーティングバケツをオーバーコミットしている」と思った。毎週、基本的に時間とタスクを異なるバケットに割り当てることに気づきましたが、何かがいっぱいになったときに気付かないと、境界の問題や残業が発生していました。

バケットを描くのは難しく、多くの時間を費やすので、代わりにタイムブロックのアイデアを使い始めました。これは、前に使用した棒グラフ法の次の繰り返しです。週に40時間働いている場合、さまざまなプロジェクトと責任に取り組むために10時間のブロックが4つあります。

毎週のブロック、議題、および主要なタスク

これで、さまざまなタスクや責任に取り組むことができる時間のブロックを指示することができ、何かがバランスを失ったり、ブロックされた最大時間に近づいていることを文字通り把握したりできます。月曜日と火曜日に既にそのブロックの75%を使用している会議に参加している場合、チームメイトと1対1でノーと言い、それを来週にスケジュールする必要があります。カスタマーサポートやオンボーディングプロジェクトなどのタスクには複数のブロックが必要です。これらは私の最も重要なタスクであり、集中した時間の少なくとも50%を必要とします。

プロジェクトサイクル

これに対するインスピレーションは、彼らがどのように仕事とチームを構成するかについてのBasecampの素晴らしい投稿から来ています。 ConvertKitでも私たちが実践していることであり、私はオンボーディングを行っている最中です。

6週間のプロジェクトサイクルの開始

サイクルの前提は、プロジェクトに6週間を費やし、その時間内に何を完了することができるかを実際に理解することです。友達のショーンブランは、Basecampのワークショップに参加した後、2017年にこれをテストしました(Nathan Barryも参加しました)。投稿でジェイソン・フリードが言ったことは次のとおりです。

サイクルにプロジェクトが含まれる前に、6週間バージョンが何であると考えるかは既にわかっています。サイクルタイムには計画は含まれません。計画と検討はすべてピッチで行われます。チームが作業を行う予定である前に、それは起こらなければなりません。そうすれば、6週間はすべて実装と実行になります。

私が見つけたのは、1年間で非常に大きな単一の目標に取り組むことは、私が取り組むには少し多すぎるということです。私はすべて1つの単語、1つの目標の話と研究を見てきましたが、それはまったく理にかなっています。私はそのようなコミットメントをすることができませんでした。

6〜8週間のプロジェクトサイクルは、常に具体的で現実的な時間枠で何かを進めていくための優れた方法です。私は6週間を計画することができ、毎週が重要だと感じています。つまり、毎日が重要です。それよりも長いと、タスクを遅らせたり先延ばしにしたりするのが簡単になります。

最終的なテイクアウト

私が長年にわたって開発してきた主なプラクティスは私に固有のものです。あなたのために働く他の人を見つけるかもしれません、そう願っています!多くの場合、他の人の仕事や慣行を自分の生産性の黄金のチケットと見なしますが、それは戦いの半分にすぎません。目標は、他の人になることではなく、収集された創造的な家系図の知恵を収集し、自分に合った方法でつなぎ合わせることです!そうは言っても、私のシステムで最も重要な4つの原則があると思います。

常に進行中の作業

シンプルさ

美しい弾丸ジャーナルのスプレッドと複雑な生産性ランキングと優先順位を見てきました。私は彼らを個人的に信じていません。重要なことを簡単に確認できるシンプルなタスクシステムを用意して、作業を開始できるようにすることをお勧めします。他のすべては隠れたり遅れたりしています。

シングルコラムトップタスク

これを上記で参照しましたが、同じページの1つの列で、どのタスクが完了しており、どのタスクがプッシュされているかを追跡できます。あなたがそれを書き続けなければならないとき、それは私がそれを延期し続ける理由について厳しい質問をするように私を導きます。繰り返しますが、新しいページを非表示にしたり、プッシュしたりすることはありません。

境界のブロック

私はこれを私の週のゲージとして使うのが大好きです。それは、週の初めに自分の時間がどこに行く必要があるかを述べることから始まり、日が進むにつれてそれを追跡します。各ブロックを割り当てる必要があるタスクを正確に言うのに約1か月かかりました。おそらく同じ経験をするでしょう。あなたの時間がどこに行く必要があるかを知ることは信じられないほど貴重であり、それは私がその時間でもより規律に役立つことがわかった。

1日の終わりのレビュー

これには2つの理由があります。1つ目は、自分が時間を費やした場所と、自分のタスクやプロジェクトで十分に規律付けされているかどうかを評価できることです。そうでない場合、翌日から開始する必要がある主なタスクは何ですか?

2番目の理由は、その日のレビューが本質的にその日の閉鎖を与えていることです。これはとても重要です!過去にはこれを行っていないため、脳が作業モードをオフにするのが非常に困難です。仕事モードから出ていない場合は、家族と一緒にいられないか、妥当な時間に寝ることができません。それは私にとって非常に重要です。

週、日、プロジェクトの計画と実行方法に関する私の話を読んでくれてありがとう! ConvertKitで私がどのように仕事をし、プロジェクトを出荷しているかについて詳しく知りたい場合は、YouTube.com / MattRaglandのYouTubeチャンネルをご覧ください。また会いましょう!