ドキュメントチーム:タスクを委任する方法

ClickHelp —最高のヘルプ作成ツール

事実を受け入れる時です。すべてを自分で行うことはできません。あなたがそうであるかもしれないように、熟練したタスク指向であるならば、一度に複数のプロジェクトをジャグリングすることはあなたに負担をかけることができます。他の人に助けてもらい、肩からの圧力をいくらか取り除く必要があります。

ただし、タスクの委任は、見かけほど簡単ではありません。その結果が卓越したものになるように、仕事に最適なテクニカルライターを見つける必要があります。たとえば、時間に追われている場合は、ワークロードが最も低く、作業速度が最も速いライターを探します。

しかし、最も重要なことは、これら2つのトラップのいずれかに陥らないようにする必要があります。ユーザー文書作成プロセス全体のマイクロ管理またはチームの適切な監視の失敗です。

この記事では、これらのシナリオのいずれかに巻き込まれないようにする方法を説明します。

委任の基礎

チームに明確なタスクを割り当て、期待を表明し、期限を設定する方法を学ぶ必要があります。また、タスクを完了できる人に自律性を与えながら、タスクを監視できる追跡システムを実装する必要があります。

間違った考えをしないでください。あなたはまだ作業プロセスの一部であり、疑問が生じた場合はチームで利用できるようにする必要があります。ユーザー文書は、コンテンツの主題や意図に応じて、多くの複雑な形式をとることがあります。そのため、特定のプロジェクトに2人以上の人を割り当てる必要があります。

マネージャーにとって、チームの能力が何であるかを知ることは非常に重要です。テクニカルライターの主要スキルに関するブログ投稿を使用して、自分のチームを分析してみてください。この写真を心に留めておくことは常に役立ちます。

委任の5つのステップ

委任プロセスを容易にし、不便さを回避するのに役立ついくつかのことを次に示します。

  • 割り当ては個別です:チームに何をすべきかを伝える場合、各タスクを直接人に割り当てて、全員が同じページにいるかどうかを確認する方が効率的です。明確で正確な指示を提供して、彼らが職務を遂行できるようにします。たとえば、ある人は新しいトピックを書く責任があり、別の人はチュートリアルビデオを作成する責任があります。
  • より大きな画像を与える:目標が何であるかを知っていれば、何かに取り組むことは常に簡単です。特に、ナレッジベースの作成などの複雑なタスクについて話している場合、各チームメンバーは、提供する必要がある結果を認識する必要があります。
  • 締め切りを与え、それらに固執する:何かに取り組む時間を最初からチームに伝えることが非常に重要です。あなたのビジネスの他のプロセスと相関して、彼らが時間通りに彼らの仕事を手渡すことの重要性を説明してください。
  • レポートを定期的に使用する:委任するとき、各タスクの完了に積極的に参加するわけではありませんが、何が起こっているのかを把握する必要があります。そのための最善の方法は、チームメンバーに作業ステータスのレポートを提供するよう依頼することです。そのため、プロセスの概要を把握し、必要なときにいつでも介入できるため、文書化計画の範囲内にとどまることができます。
  • 彼らにあなたに連絡する方法を教えてください:理想的には、あなたのチームがあなたと対話する唯一の機会は、毎週の会議だけではないはずです。彼らは何かが起こった場合に、すぐにあなたを把握できることを知る必要があります。

そのような情報のほとんどを1か所に保管するのは素晴らしいアイデアであることに言及する必要があります。そのため、従業員が参照できるようにドキュメント計画を作成することを検討してください。

作業環境にさらに注意を払います—より適切で迅速な委任のための適切なツールが揃っていることを確認してください。多くのヘルプオーサリングツールには、ClickHelpのチームワーク機能と同様に、チームワークフローを改善し、より効率的なタスク委任を可能にする機能が含まれています。

信頼について

委任は、マネージャーが何もしていないという意味ではありません。それは最終結果そのものに関係しています。

委任者とチームの間に存在する必要がある信頼のレベルがあります。これに代わる管理手法はありません。

テクニカルライティングに幸運を!
ClickHelpチーム

もともとclickhelp.coで公開されました。