To Doリストの専制政治から逃れる:時間ではなく優先順位をスケジュールする方法

JOTFORM.COMで最初に公開された

会社を設立すると、忙しいスケジュールが作成されます。それを避ける方法はほとんどありません。

しかし、私たちは時間を間違って管理するように教えられていると思います。

宿題、サッカーの練習、ピアノのレッスンを受けた瞬間から、時間管理がスケジュールの優先順位付けを意味していることがわかります。

ただし、Stephen Coveyが言うように、重要なのは優先順位をスケジュールすることです。

調査では、人口の17%だけがタスクに必要な時間を正確に推定できることが示されています。

これは、計画の誤り、または「正のバイアス」として知られ、各タスクを完了するのに必要な時間を大幅に過小評価することにつながります。たとえば、プレゼンテーションを作成するのに3時間を割り当ててから、研究だけで4時間かかることを認識します。

正のバイアスに関するウォータールー大学の研究では、参加者は現実的な作業シナリオ(必然的に休憩、課題、気晴らしを含む)に対して、ベストケースシナリオと同じ時間推定を行うことで、計画の誤りを示しました。

タスクが実際にどれくらいかかるかはよくわからないようです。したがって、推定を完全に停止する必要があります。

私の会社であるJotFormでは、プロジェクトの期限をほとんど割り当てません。 「完成した」ボックスをチェックするよりも、すばらしい仕事を生み出すことが重要です。私たちのチームは、430万人のユーザーに有効なソリューションを、時間を刻むことなく、新しいアイデアを試したり、接線を探索したり、見つけたりする自由を持っています。

前米国大統領のドワイト・D・アイゼンハワーが有名なように、

「重要なことは緊急ではほとんどなく、緊急なことはほとんど重要ではありません。」

所定のスケジュール(めったによく見積もらない)に準拠することで、To Doリストに付属する同じトラップに陥ることがあります。

終わりのないTo Doリストをチェックすることは、重要な作業を避ける魅力的な方法です。また、重要なタスクのスケジュールされた時間ブロックが短すぎる場合、重要ではないチェックリストに時間を費やしています。

しかし、避けるべきタスクは通常最も重要であり、より高いレベルの生産性を達成するのに役立つ可能性が最も高いことを常に思い出します。

私たちは、重要なタスクに集中することにより、集中力のある集中的に集中したほぼ瞑想的な期間であるフロー状態を達成できます。ただし、厳密な時間の制約の下でフローが発生する可能性は低くなります。

それでも、時間管理を完全にupめるべきではありません。

予定リストに頼ったり、時間ブロックを不正確に推定したりする代わりに、個人のピークパフォーマンスを達成するように1日をスケジュールできます。

このアプローチを試してみる3つの方法を以下に示します。

ステップ1:緊急をスケジュールするのではなく、重要なものに優先順位を付ける

「すべてを行うのに十分な時間はありませんが、最も重要なことをするのに十分な時間は常にあります。」—ブライアントレーシー

あなたのスケジュールをエネルギーシフトに開放したままにするのは気が重くなるかもしれませんが、これは最高のパフォーマンスを達成するための重要な側面です。ただし、パフォーマンスを管理する前に、優先順位を決定する必要があります。

アイゼンハワーは、重要なタスクと緊急のタスクの違いを理解していました。彼は、アイゼンハワー決定マトリックスを開発して、すぐに注意を払う必要のあるタスクと時間を必要とするタスクを区別しました。

決定マトリックス(Stephen Coveyによっても普及しました)には4つの象限があります。各象限は、タスクを修飾する方法を表します。

出典:Rutger W. Quak

最初の象限は危機象限であり、タスクは緊急かつ重要です。象限1に住んでいると、ストレス、燃え尽き、その他の問題が発生する可能性があります。

Coveyは、時間の大部分をQuadrant 1で過ごす人々は、Quadrant 4でのみ安心感を得ることができると示唆しています。Quadrant4では、タスクは重要でも緊急でもありません。

象限3は、緊急ではあるが重要ではないタスクを表します。たとえば、翌日に期限切れになる調査要求などです。この象限では、緊急性を重要性と間違える可能性があり、タスクは通常、他の人の期待と優先順位に基づいています。これは時間を無駄にする危険な場所です。

最後に、Quadrant 2には重要ではあるが緊急ではないタスクが含まれています。 Coveyが言うように、「象限2は効果的な個人管理の中心です。」

本当に生産的な労働者は、象限1のタスクを処理しますが、象限2に焦点を合わせます。

マトリックスを使用してタスクを定義することにより、各プロジェクトに値する時間ではなく、どれだけ焦点を当てるかを理解し始めることができます。 Coveyが言うように、「課題は時間を管理することではなく、自分自身を管理することです。」

言い換えれば、タスクを生産的に作業する私たち自身の能力を理解することは、その期間をスケジュールするよりも便利です。

私にとって、新しいチームのコーチングは重要ですが、緊急のクアドラント2タスクではありません。 4〜5人のチームをまたがる新しいチームを作成すると、彼らは混乱し、方向性を失います。私たちが彼らを放っておけば、彼らの仕事は散在し、最適ではないことが多いことを学びました。

しかし、毎週15分間のミーティングでさえも、プロジェクトについて話し合い、方向性を示し、彼らの仕事が会社にとってどのように重要であるかを探求するようにスケジュールすれば、彼らはすぐにまとまりやすく生産的になります。

ステップ2:ピークを管理する

重要なタスクを特定する方法がわかったら、ピークパフォーマンスを達成する方法を戦略化できます。これは、自然エネルギーレベルを利用できる場所です。

私たちは皆、仕事が流れていることを知っています。壁は崩れ、私たちは深く集中し、仕事は私たちを魅了します。これは理想的です。明らかに、私たちは会社を運営し続ける緊急の(そして時には単調な)タスクを無視することはできませんが、私たちがいつエンゲージメントの時間とエンゲージメントのない時間で動作しているのかは認識できます。

ピーク時に重要なプロジェクトに取り組んで取り組むと、通常はより長く働きたいと思うようになり、途中で燃え尽きが少なくなります。滞在時間を最小限に抑えることで、エネルギーとドライブを高めることもできます。

たとえば、Dale Carnegieの調査によると、従業員が従事している企業は、従業員のいない企業よりも202%優れています。

著名なキャリアコーチであり、Quisticの共同創立者であるPenelope Trunkは、やりたいこととそうでないことに基づいて時間を分けることさえできると示唆しています。

1日を分割することは、生産性を向上させる素晴らしい方法です。楽しんでいるタスクを、興味のないタスクを完了するための報酬として使用します。そして、もし彼らが引きずったら、先へ進んでください-あなたが好きなことをできる限り多くの時間を費やしてください。それらの活動はおそらく象限2に分類されるからです。

楽しんでいないことを無視することはできませんが、それをいつ行うかはしばしば決めることができます。プロジェクトのタイミングは、認知パフォーマンスの変動の最大20%を占める可能性があります。科学は、午前10時に難しいタスクを押しつぶすことができても、午後3時にフィニッシュラインに到達するのに苦労する理由があることを証明しています。

ダニエルピンクによると、人々の75%は、ピーク、トラフ、回復期間の3段階で日々を過ごしています。他の25%は逆にそれを経験します:回復、谷、そしてピーク。毎日のステージを追跡することにより、私たち自身のピーク時のパフォーマンスを発見できます。

スプレッドシートを作成し、1日を通してエネルギーレベルを記録します。あなたの創造性、集中力、関心の衰え具合を追跡し、週を通してパターンを探します。

ピーク時間を定義したら、それらの貴重な時間を活用する準備が整います。

ステップ3:戦略を選ぶ

あなたの職業上の役割もあなたの働き方に影響する可能性があることに留意してください。ポールグラハムは、2種類のスケジュールがあると考えています。メーカーのスケジュールとマネージャーのスケジュールです。

マネージャーのスケジュールは会議によって実行されます。マネージャーは通常、より短い時間のバーストで動作し、カレンダーは頻繁な予約によって中断されます。

作家やプログラマーなどのメーカーは、通常、マネージャーのスケジュールで生産性を上げることに苦労しています。彼らは仕事に深く入り込み、創造的な問題を解決するために大きな時間(可能であれば時間)を必要とします。

マネージャーのスケジュールを維持することが期待されているが、メーカーのスケジュールで最善を尽くしている場合、グラハムは、両方の世界に住むことができる営業時間を作成することを提案します。

マネージャーのスケジュールは満たされているが、余分な時間を探している場合は、会議マージンを実装することを検討してください。スケジュールされた会議ごとに、15分余分に自分で作成します。これは、重要なタスクに割り込むことなく、緊急のタスクに追いつくための優れた方法にもなります。

JotFormでは、メーカーのスケジュールを維持しようとしていますが、ハイブリッドカレンダーが必要だと認識しています。私は午後に管理時間を作り、その日の前半はメーカーのように働きます。これは私が神聖な時間に深い仕事のためにブロックするときです。

毎日、毎週、または毎月の集中作業セッションをスケジュールすることにより、常に仕事をするスペースが確保されます。

また、ハードウェアディープワークとソフトディープワークの間で変動するThe Da Vinci Scheduleのようなスケジューリングシステムを試してみるか、3日間の集中作業でよりパーソナライズされたスケジュールを作成することもできます。

何を選択する場合でも、To Doリストが指示するものではなく、自分のピーク時間と重要な仕事に優先順位を付けてください。

余分なマイルの交通量はほとんどありません

自分のピーク時間を利用すると、より高品質で一貫性のある作業を行うことができます。さらに、必要に応じて、燃え尽きることなく余分な時間を記録できます。

ピーク時間も時間とともに変化する可能性があることに注意してください。今月の生産性を大幅に高めたものは、来月バッテリーを消耗させる可能性があります。だから、あなたのエネルギーレベルに合わせて、これらの自然な変化を尊重してみてください。

評価し、再調整し、前進し続けます。

あなたが達成できることに驚くかもしれません。